Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o.ä. (w/m/d) - Assistenz der Abteilungsleitung

Das DLR ist das Forschungszentrum für Luft- und Raumfahrt sowie die Raumfahrtagentur der Bundesrepublik Deutschland. Rund 8.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter forschen gemeinsam an einer einzigartigen Vielfalt von Themen in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung. Ihre Missionen reichen von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung von innovativen Anwendungen und Produkten von morgen. Spitzenforschung braucht auf allen Ebenen exzellente Köpfe – insbesondere noch mehr weibliche – die Ihre Potenziale in einem inspirierenden Umfeld voll entfalten. Starten Sie Ihre Mission bei uns.

Für unser Institut für Verkehrssystemtechnik in Braunschweig suchen wir eine/n

Wir am Institut für Verkehrssystemtechnik erforschen Technologien für den intermodal vernetzten sowie automatisierten Verkehr der Zukunft auf Straße und Schiene. In interdisziplinären Teams mit insgesamt 250 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern entwickeln wir hierzu innovative Betriebskonzepte und Methoden. Unser Ziel: die klimaneutrale und nachhaltige Sicherung der Mobilität in Städten und Regionen. 

Als Assistentin bzw. Assistent unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei ihren Aufgaben. Im Einzelnen umfasst Ihr Aufgabengebiet unter anderem:

• Koordinations-, Organisations- und Informationsaufgaben 
  • Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
  • selbständige Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
  • Protokollführung je nach Anlass und unter Anwendung DLR-interner Vorlagen

• Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben 
  •  Zuarbeiten zu Tätigkeitsbeschreibungen und für Stellenausschreibungstexte durchführen
  •  Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (z. B. Bewerbungsunterlagen sichten/vorsortieren; Einladungsmanagement für Gespräche durchführen)
  •  Unterstützung beim laufenden Personalmanagement (z. B. Zusammenstellung von Unterlagen für Personalvorgänge, Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten)
  • Betreuung des Onboardings von neuen Mitarbeitern/innen (z. B. Erstbetreuung, Organisation neuer Arbeitsplatz, Zutrittsberechtigungen) 

• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
  • Terminkoordination und -management
  • Unterschriftsreife Erledigung der Korrespondenz: Verfassen von Schriftstücken nach Angaben oder in eigenem Ermessen 
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post (Zuordnung / Verteilung) 
  • Bestellung des Büromaterials über das interne Kaufhaus und Kontrolle des Warenein- und -ausgangs

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare kaufm. Ausbildung, alternativ nachweisbare, mindestens 3-jährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und in der Bearbeitung von Büroprozessen
• sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
• versierter Umgang mit IT-Systemen, insbesondere Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• praktische Erfahrung in der Bearbeitung von Sekretariatstätigkeiten
• gute Kenntnisse über die Planung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen nach BRKG
• gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (insbesondere Kenntnisse zum TVÖD)
• Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
• einschlägige langjährige Erfahrung in der Führung eines Sekretariats von Vorteil
• idealerweise Kenntnisse der DLR-internen Organisations- und Ablaufstrukturen

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Marc Hohloch telefonisch unter +49 030 67055-323 . Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 92701 sowie zum Bewerbungsweg finden Sie unter www.DLR.de/dlr/jobs/#53373 .